martes, 11 de septiembre de 2012

Que es ?



Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos

Legislación :

LEY  594 DE 2000

TITULO XICONSERVACION DE DOCUMENTOS


 Artículo 46. Sistemas integrados de conservación en cada una de las fases del ciclo de vida .

Artículo 47. Soportes de comprobada durabilidad y calidad.
Artículo 48.

El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.


Artículo 49. "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

LEY 527 

ARTICULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS.

 Cuando la ley requiera que los documentos, registros o algún material de información sean conservados, ese requisito se hará posible mientras que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido; o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.


3. La  información que se conserve, debe permitir  determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS.
 El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Acuerdo 07 de 1994




 

miércoles, 24 de noviembre de 2010

Condiciones ambientales y técnicas para conservación de archivos


ESPACIO FISICO 


Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Material Documental: Soporte en papel.
Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.



Para que los documentos no sufran daños la humedad debe ser controlada debido a que muy alta ocasiona la aparición de hongos, y muy baja los hace flexibles.
• También dependerá del lugar y del tipo de documento que se esté almacenando

ILUMINACIÓN EN DEPÓSITOS


• Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
• Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
• Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
• Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
• Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

MANTENIMIENTO


• Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.
• Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras”.




Emagistercom,La conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba.Disponible en :http://www.wikilearning.com/articulo/la_conservacion_de_documentos_en_la_biblioteca_medica_nacional_de_cuba/8147-4 (consultado 22 de diciembre de 2010)

Codiciones de conservación

Para que los documentos perduren se debe tener un buen manejo de la temperatura del ambiente, los depósitos a donde se llevan los mismos, así como las zonas de lectura.

A continuación alguna recomendaciones para el logro de este objetivo:


A.Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.

B. No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.






C. No colocarlos directamente contra las paredes, sino separadas de ellas.

D. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.

E. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.






G.Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos. 


http://www.archivonorma.com/old/index.php?secc_id=6&temaidn=40


H .El manejo de los documentos


Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalación(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado y restringir su servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración empírica. 

J. MEDIDAS DE SEGURIDAD 
Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas
 No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos.

 Desconectar los servicios eléctricos y cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y revisarlos periódicamente. 


K.Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).

L .Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.

martes, 23 de noviembre de 2010

Prevención ante desatres

  • El centro de documentación deve contar con planes estrategicos para la prevencion de desastres naturales, incendios entre otros. teniendo en cuenta la seguridade del personal, y tambien la concervacion del mayor material posible.




    AGUA




    Se debe revisar el sistema de acueducto y alcantarillado del centro de documentación además, de no ubicar las colecciones y archivos debajo de tuberías.


    FUEGO:
No fumar dentro de las instalaciones

  • Contar diferentes tipos de extintores según los materiales existentes.

  • No utilizar material inflamable.




    DESASTRES NATURALES :




    Es de vital importancia que se tenga un plan de contingencia para los desastres naturales, lo importante es tener ordenado el centro de documentacion para poder rescatar de forma rápida el material mas valioso, sin poner en riesgo la vida del personal.

    Para la restauración de material afectado se lograra tener un mejor trabajo de acuerdo con los recursos que tenga la institucion.
  • viernes, 5 de noviembre de 2010

    Importancia


    “La preservación y recuperación del patrimonio documental de la humanidad es parte de la política de recuperación y profundización de la identidad cultural de los pueblos.”
    Lizbeth Barrientos

    Es importante después de realizar el proceso de organización de los documentos tener presentes, su perdurabilidad en el tiempo esto con el fin de que el archivo histórico,que es parte de el patrimonio de la sociedad permanezca lo mas intacto posible, para que de esta forma, los documentos que la organización pueda necesitar más adelantes sean legibles, y satisfagan las necesidades de las personas




    Las condiciones en las que se conservan de los documentos influyen es su buena conservacion o simplemente en su perdida muchas piezas y documentos antiguos han sido, con frecuencia, la causa de su rápido deterioro cuando se recive un documento para su manejo en un primer momento se deven revizar cuidadosamente para identificar que danos podrian tener.



    Los factores que pueden afectar un documento y que se deven identificar para tratar de solucionar el problema son:


    Humedad
    - Insectos
    - Hongos
    - Roedores
    - Microorganismos
    - Bacterias
    - La incorrecta manipulación



    BARRIETOS Lizbeth,¿Por qué conservar los archivos?.Disponible en http://www.ala.or.cr/lizbeth.pdf(Consultado el 4 de noviembre de 2010)