Codiciones de conservación

Para que los documentos perduren se debe tener un buen manejo de la temperatura del ambiente, los depósitos a donde se llevan los mismos, así como las zonas de lectura.

A continuación alguna recomendaciones para el logro de este objetivo:


A.Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.

B. No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.

C. No colocarlos directamente contra las paredes, sino separadas de ellas.

D. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.

E. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.

G.Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos. 

http://www.archivonorma.com/old/index.php?secc_id=6&temaidn=40


H .El manejo de los documentos

Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalación(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado y restringir su servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración empírica. 

J. MEDIDAS DE SEGURIDAD 
Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. 
 No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos.

 Desconectar los servicios eléctricos y cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y revisarlos periódicamente. 


K.Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).

L .Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.