Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos
Legislación :
LEY 594 DE 2000
TITULO XICONSERVACION DE
DOCUMENTOS
Artículo 46. Sistemas integrados de conservación en cada una de las fases del ciclo de vida .
Artículo 47. Soportes
de comprobada durabilidad y calidad.
Artículo 48.
El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales
sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en
nuevos soportes.
Artículo 49. "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio".
LEY 527
ARTICULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS.
Cuando la ley requiera que los documentos, registros o algún material
de información sean conservados, ese requisito se hará posible mientras
que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Conservado en el formato en
que se haya generado, enviado o recibido; o en algún formato que permita
demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o
recibida.
3. La información que se conserve, debe permitir determinar el origen, el
destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el
mensaje o producido el documento.
ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS.
El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o
informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a
través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones
enunciadas en el artículo anterior.
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Acuerdo 07 de 1994